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Como demitir de forma eficiente e com cuidado

30 Mar 2017

Em tempos de crise, muito se fala em demissões e vemos muitas discussões e conselhos para quem foi demitido. Porém, existe um outro lado a ser observado que é olhar de quem demite que também sofre um forte impacto emocional decorrente do processo. Este provavelmente é um dos papéis mais difíceis de um líder, que raramente é preparado para isso que será uma realidade constante ao longo de sua carreira, seja demitindo um algum subordinado direto ou simplesmente um prestador de serviço autônomo que o contrato não será mais continuado.

 

O líder, enquanto responsável por resultados e a busca de um objetivo comum a todos precisa sempre monitorar, avaliar e desenvolver seu time. E isso envolverá sempre trocar algumas pessoas. Vicente Falconi em "O verdadeiro poder", reforça que o líder deve promover a meritocracia" e isso envolve "promover uma avaliação do desempenho de seu time de forma honesta e construtiva, dando feedback contínuo (pelo menos uma vez por ano) e demitir quando necessário. Afastar de 5 a 10% por ano daqueles mais mal avaliados do time, abrindo espaço para novos valores e dando a oportunidade para que os demitidos possam encontrar tarefas que amem fazer e nas quais possam ser mais felizes e valorizados."

 

Mas e qual a melhor forma de conduzir este processo? Pra facilitar, o dividi em algumas etapas só pra efeito de explicação. Sempre falo pra nunca seguir fórmulas e receitas prontas. Nem minha e nem de ninguém. Cada realidade é única e quanto mais delicada, mas a necessidade de personalização e cuidado individualizado.

 

1 - PREPARAÇÃO

 

 

A preparação é sempre a melhor maneira de reduzir o stress do momento e garantir que foi tomada a melhor decisão. Isso envolve ter feito um plano de melhoria antecipado a partir de feedbacks frequentes e estruturados para tentar reverter a situação. O gestor deve dar clareza nas expectativas desta reversão e dar o seu legítimo apoio pra isso. Desenvolver pessoas é também seu papel, lembra? Dá trabalho, mas vale a pena.

 

A demissão não deveria nunca ser uma grande surpresa. Quem toma a decisão deve estar certo dela, pois não dá pra voltar atrás e quem é demitido deve estar antecipadamente por dentro das fragilidades e riscos de sua atuação.

 

A exceção deveria acontecer apenas em casos relacionados à falta de ética e decisões de níveis superiores onde você não sabe ou não pode comunicar antecipadamente os motivos...

 

E mesmo com esta preparação a notícia for uma grande surpresa pra quem recebe, o líder deve sempre revisitar seu modelo de acompanhamento de performance, gestão de pessoas e feedbacks.

 

2 – PLANEJAMENTO DA REUNIÃO DE COMUNICAÇÃO

Esta etapa é extremamente crítica e muitas vezes subestimada pelo líder que só quer ficar livre, uma vez que a difícil decisão já está tomada. É importantíssimo cuidar de detalhes importantes para esta reunião com a maior antecedência possível.

  • Quais os documentos que preciso levar? Quais precisarei pedir?

  • Existem equipamentos e informações que preciso de alguma atuação antecipada para fins de segurança de dados?

  • O que precisarei recolher da pessoa? Computador? Celular? Veículo? Demonstradores?

  • Existe algum plano de recolocação, apoio ou algo mais a ser oferecido neste momento?

Com estes pontos todos listados em um check list, deve se reservar um espaço adequado a esta reunião que garanta privacidade para a conversa e onde as emoções possam ser expressadas livremente. Em casos críticos é sempre recomendável que o líder não conduza sozinho. Muitas vezes precisa do apoio de outras áreas da empresa por questões jurídicas de segurança pessoal ou de informações, RH ou qualquer outro... E claro, é importante o líder nunca delegar esta conversa pois é uma de suas maiores responsabilidades respeitar tanto quem está saindo quanto ter o respeito de quem fica.

 

Se prepare burocrática e psicologicamente. Não subestime este momento, pois será possivelmente um dos momentos que envolvem mais emoção na relação.

 

3 – A REUNIÃO DE DESLIGAMENTO

 

Este é um momento muito temido e que o líder deve estar preparado para acolher e muito mais ouvir que falar. Como já disse, deve ser um momento cuidadoso e não feito apenas “para se livrar”. Mas nem por isso deveria ser demorado.

 

Muitos gestores preferem conduzir este processo no início da semana para que tenha tempo para tirar dúvidas, apaziguar ânimos e comunicar com qualidade. Nem sempre as burocracias permitem isso, mas leve em conta no planejamento também o que vem logo após a demissão em si. Cheque tudo para ter a certeza que não precisará reagendar.

 

Então, pontualmente e com olho no olho e bastante transparência o líder deveria comunicar a decisão de forma serena, transparente, clara e direta. Sem rodeios que confundam quem recebe tão importante notícia. Este não é o momento de dar feedback, pos estes já foram feitos em momentos oportunos e a decisão já está tomada.

 

O líder também deve sempre assumir a responsabilidade pela decisão. Não terceirizar à empresa, momento econômico, governo ou qualquer outro que tire de si a responsabilidade. Mesmo que o que esteja fazendo, por exemplo, para reduzr custos por uma decisão estratégica da empresa, quem escolheu aquela pessoa foi o gestor. Isso é muito importante para ter o respeito de quem sair e lidar com o time que fica que precisa saber que tem um líder protagonista e que assume as consequências de suas decisões.

 

Após comunicar a decisão, ouça com atenção! Ouça inclusive os silêncios que mostram que o comunicado está sendo processado. Seja paciente, explique em seguida a parte burocrática, cheque entendimento e não prometa coisas que não pode cumprir (por exemplo recomendações, futuras oportunidades, etc). Coloque-se a disposição para dúvidas futuras. As informações podem ser muitas e confusas em um momento tão tenso.

 

4 – COMUNICADO GERAL

 

Imediatamente convoque o restante do time, incluindo a equipe da pessoa demitida (se houver) e faça a comunicação pessoalmente, com respeito e cuidado. Por piores que sejam os motivos que levaram à decisão, a pessoa tem amigos entre os que ficaram e teve uma história com aspectos positivos a ser respeitada.

 

É muito importante ser transparente com as informações que podem ser transmitidas, gerando aprendizado ao time, colaborando para reduzir ansiedade e para neutralizar especulações e ruídos.

 

Os casos onde o motivador da demissão não puder ser salientado para o demitido e a equipe, são sempre delicadíssimos pois inevitavelmente causarão danos à quem fica. Você não poderá deixar claro os motivos, mas certamente cada um criará o seu a partir de sua própria leitura da realidade. E a posição do líder sempre fica arranhada nestas situações de falta de transparência. Monitore e cuide bem destes impactos.

 

Não deixe de abrir espaço na agenda para escutar a equipe e mantenha-se visível (infelizmente tem muito gestor que depois de uma decisão difícil desaparece para não encarar os demais). Muita gente pode procurá-lo para expor sentimentos, sem ter qualquer questão objetiva.

 

5 – APRENDIZADO

 

Após alguns dias, pare para refletir e aprender sobre como foi. Este é o tipo de aprendizado que a vivência é insubstituível e felizmente não é algo que se faz todos os dias. Qualquer experiência deve ser muito bem aproveitada com o aprendizado com profundidade.

 

O fato é que o líder deve sempre estar muito certo de que tem ao seu lado as melhores pessoas para que todos caminhem juntos rumo ao sucesso e isso passa por eventualmente trocar algumas destas pessoas que não estão mais em seu melhor momento.

 

Eu pessoalmente já passei por este momento muitas vezes. Já demiti por questões éticas, por resultados ruins, por redução de custos... Já demiti dezenas de pessoas no mesmo dia, já demiti gente competente por motivos que não podiam ser expostos, já demiti gente com mais tempo de empresa que eu tinha de vida, já demiti um amigo pessoal de muitos anos, já demiti gente que precisava muito daquele trabalho... O que posso dizer disso é que isso nunca foi fácil, mas sempre foi necessário e precisou ser bem feito. Raros foram os casos que o demitido discordou da minha decisão ou ficou mal com a forma que foi executada. E alguns deles me agradeceram depois de um tempo pois não tinham coragem de tomar a decisão que era óbvia e o "pé da bunda" foi o empurrão que precisavam para dar os próximos passos.

 

Achar o equilíbrio entre o cuidado e a necessidade, o timming da decisão e as escolhas com o olhar do todo são as grandes chaves para tomar a decisão correta que deve sempre ser conduzida de forma cuidadosa com o outro que terá sua vida profundamente mudada por sua decisão. Empatia nessa hora fará muita diferença !

Em resumo, saber demitir é uma competência essencial para o líder e saber quando, como e com quem fazer é uma habilidade que deve ser desenvolvida como qualquer outra. Demitir pessoas, velhos hábitos, fornecedores, clientes e tudo que precisa mudar... Desapego com o devido cuidado!

 

 

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